İdari İşler Müdürlüğü

İdari İşler Müdürlüğü; yetkisini, başta 4562 Sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu ve Yönetmeliği, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu, İş ve İşçi Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu çerçevesinde kendisine ait tüm iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamakla sorumludur. Bu kapsamda olmak üzere,

Balıkesir Organize Sanayi Bölgesi İdari İşler Müdürlüğü Hizmetleri:

İnsan Kaynakları Birimi Faaliyetleri:

Bölge Müdürlüğünde görevli personele ilişkin tüm iş ve işlemleri yürütmek, özlük dosyalarının takibini yapmak
Belirlenen performans kriterleri uyarınca mevcut personelin performans takibini yapmak
Bölge Müdürlüğünde görevli personelin hizmet içi eğitim faaliyetlerini planlamak ve yürütmek

Evrak Kayıt ve Arşiv Birimi Faaliyetleri:

Gelen evrakların teslim alınmasından sonra kayıt, takip ve dağıtımı ile ilgili her türlü evrak akışının yürütülmesini sağlamak
Kurum dışına gönderilen evrakların elden teslim olanların harici elektronik yazışma sistemi (Kep, UETS, MEYDİP vb.) yoluyla ya da zimmet ile gönderilecek olan evrakların da posta ya da kargo ile gönderilmesini sağlamak
Resmi kurum, kuruluş, Bakanlıklar başta olmak üzere tüm paydaşlarla ilgili koordineli olarak birimlerin faaliyetlerini elektronik ortamda yürütülmesi için gerekli çalışmaları yerine getirmek ve güncel programların takibini yapmak
Bölge Müdürlüğüne ait arşivin yönetilmesini, ilgili birimlerden gelen tüm arşiv niteliği taşıyan belge ve bilginin saklanmasını, dijital arşive geçirilmesini sağlamak
Genel Kurul, Müteşebbis Heyet ve Yönetim Kurulu toplantılarını hazırlamak ve koordine etmek
Genel Kurul, Müteşebbis Heyet ve Yönetim Kurulu toplantıları sonucunda alınan kararları imza altına almak
Genel Kurul, Müteşebbis Heyet ve Yönetim Kurulu rapor ve kararlarını takip etmek ve ilgili birim ve paydaşlarına zamanında ulaştırılmasını sağlamak
Temsil ve ağırlama, tören, protokol ve ödüllendirme giderlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek
Bölge Müdürlüğünün her türlü yardım işlerini ve bunların gerektirdiği tüm iş ve işlemleri yürütmek ve takibini yapmak

Proje ve İşleri Geliştirme Birimi Faaliyetleri:

Çeşitli kurum ve kuruluşlar tarafından verilen proje desteklerini araştırmak
Bölge açısından uygun bulunan projeleri Bölgenin amaç ve hedefleri doğrultusunda gerçekleşmesi için tüm altyapı ve yazışma işlemlerini yapmak
Uygun bulunan projelerin hazırlanması, başvuruların yapılması, uygulama süreçlerinin takibi ile ilgili tüm iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak
Katılımcı firmalar için sektörlerine göre veya toplu olarak yararlanabilecekleri destekler, teşvikler, seminer, toplantı, anket çalışması ve benzeri durumlarda bilgilendirme yapmak
İş geliştirme stratejileri kapsamında katılımcıların ihtiyaçlarını belirlemek ve düzenli olarak değişim ve gelişmeleri takip etmek
Verimliliği dikkate alarak kurum içi süreçleri iyileştirmeye yönelik çalışmalar yapmak

Kalite Yönetim Sistemleri Birimi Faaliyetleri:

Bölge tarafından sunulan hizmetin Yönetim Sistemlerine uygun tasarlanmasını sağlamak
Bölge tarafından sunulan hizmetlerin Yönetim Sistemlerini (TS EN ISO 9001, TS EN ISO 14001, TS EN ISO 45001) kurumun hedef ve politikaları ile yasal mevzuat doğrultusunda oluşturmak, takip etmek ve denetlenmesi işlemlerini yürütmek ve tüm bu çalışmaları raporlamak
Standartların yerine getirilmesi ve eksiksiz uygulanması için personel eğitimlerini planlamak ve süreç iyileştirme çalışmalarını gerçekleştirmek
Yönetim Sisteminin dokümanlarının kontrolünü sağlamak
Onaylanan / yayınlanan ve revizyona uğrayan dokümanların dağıtımını yapmak
Onayı veya yayımı iptal edilen dokümanların eski nüshalarının imhasını sağlamak
Dış kaynaklı dokümanların güncelliğini takip etmek
Yönetim sistemleri ile ilişkili yasal mevzuatın takibini yapmak
Yönetim Sistemlerinde gerçekleşebilecek veya mevcut uygunsuzluklarla ilgili Düzeltici-İyileştirici Faaliyet başlatmak
Düzeltici-İyileştirici faaliyetlerin takibini yapmak

İş Sağlığı Güvenliği (İSG) Birimi Faaliyetleri:

Tüm birimlerin İş Sağlığı ve Güvenliği hizmetlerini iş birliği içerisinde yürütmek ve iyileştirme çalışmalarını yapmak
İş Sağlığı ve Güvenliği eğitimlerinin ve faaliyetlerinin planlanmasını yapmak ve takip etmek
Tüm birimlerin iş sağlığı faaliyetlerine ilişkin standartları belirlemek, izlemek ve denetlemek

Bilgi İşlem Birimi Hizmetleri:

Bilgisayar sistemleri üzerinde meydana gelen donanımsal ve yazılımsal problemleri tespit etmek ve oluşan aksaklıkları çözmek
Bilgisayar sistemlerinin ve yazılımların güncel kalmasını sağlamak
Kullanıcı problemleri ile altyapı problemlerinin çözümüne destek vermek
İnternet erişim problemlerini çözmek ve kullanıcıya destek vermek
Sistemlerin bilgi güvenliğini sağlayıcı tedbirler almak
Sunucu ve kullanıcıların düzenli yedekleme işlemlerini yapmak, kontrol etmek ve gerektiğinde geri yüklemek
Tüm bilgi işlem sistemlerini denetleyerek zamanlı bakımını yapmak ve arızalarını takip ederek kesintisiz çalışmalarını sağlamak
Sistemlerin daha verimli çalışmasını sağlayacak araştırmalar ve çalışmalar yapmak
Kurum bünyesi dahilindeki tüm network, donanım ve yazılım bilgilerinin kayıtlarını tutmak ve düzenlemek
Kurum web sitesinin güncelliğini ve takibini sağlamak, ziyaret verilerini raporlamak
Bilgi işlem altyapı ihtiyaçlarını takip etmek ve gerekli veri ve dokümanların temin edilmesini sağlamak
Network ve donanım sistemlerini analiz ederek ilgili birimlere rapor sunmak
Yerel ve ulusal basında yayımlanacak haberlerin hazırlanıp takibini yapmak
Bilgi sistem teknolojilerindeki gelişmeleri takip ederek üst yönetime iyileştirme raporları hazırlamak
Ayrıca, Yönetimin vereceği diğer tüm görevleri yapmak

Güvenlik Birimi ve Kontrol İzleme Merkezi (KİM) Birimi Faaliyetleri:

Bölgenin güvenlik birimi üç vardiya ile 24 saat kesintisiz hizmet sunmak
Kontrol İzleme Merkezinde bulunan videowall sistemi ile giriş çıkışların kontrolünü sağlamak
İç yolların kontrol ve denetimini yapmak ve trafik güvenliği tedbirlerini almak
Yönetim binası başta olmak üzere diğer tüm birimlerin güvenliğini sağlamak
Katılımcı firmaların güvenlik birimleri ile koordineli çalışmak
İtfaiye Birimi ile birlikte olaylarda koordineli çalışmak
112 Acil Çağrı Merkezi ve ilgili birimlerle güvenlik açısından destek sunmak

İtfaiye Birimi Faaliyetleri:

Bölgenin itfaiye teşkilatı olarak 24 saat kesintisiz hizmet sunmak
İnşaat aşamasında yangın güvenlik sistemlerinin kontrolünü yapmak
Üretim aşamasında risk analizleri ve yangın güvenlik eğitimleri vermek
Yangın tatbikatlarını gerçekleştirmek
Yangın ve patlamalara karşı yeterlilik belgesi düzenlemek
Olağanüstü durumlarda yangınlara ilk müdahaleyi yapmak
Kaza ve yaralanmalarda ambulans ile sağlık kuruluşuna sevk etmek
Büyükşehir Belediyesi İtfaiye birimi ile eğitim ve faaliyetlerde iş birliği yapmak

Ayrıca, İdari İşler Müdürlüğü olarak kendisine bağlı çalışan tüm alt birimler ile birlikte Yönetimin vereceği diğer tüm görevleri yapmak.